Jaarlijks zetten 1,3 miljoen Nederlanders zich vrijwillig in voor een sportvereniging. Ondanks dat stabiele aantal ondervinden sportclubs steeds meer problemen met het vinden van voldoende vrijwilligers. Uit onderzoek is gebleken dat 14 procent van de verenigingen een tekort heeft aan vrijwilligers en als het gaat om (opgeleide) trainers en coaches heeft maar liefst 40 procent van de verenigingen te weinig krachten. Om dit vrijwilligersprobleem op te lossen, riep Sportinnovator een challenge in het leven om vooral de vrijwilligerscoördinatoren van clubs te ontlasten bij het invullen van de taken op een club. Taakie was een van de winnaars van deze innovatiewedstrijd. 

Team Sportservice had zestien jaar geleden al het project ‘Meer Vrijwilligers in Korte Tijd’ (MVKT) opgetuigd, vertelt Hubert Habers, Beleidsadviseur Kennis en Strategie. “In die tijd hebben we 2000 clubs ondersteund en aan 100.000 nieuwe vrijwilligers geholpen. Centraal daarin stond de persoonlijke benadering. We hebben geleerd dat mensen wel bereid zijn om vrijwilligerswerk te doen, alleen zijn ze vaak nooit gevraagd, of niet gevraagd voor iets wat bij ze past. Het probleem is dus prima op te lossen met een positieve benadering.” Dat project bestond uit een cursus van vier avonden, wat veel inspanning van verenigingsleden kostte. “Wij dachten: kunnen we het matchen van vrijwilligers en vacatures niet meer van deze tijd maken en gebruikmaken van moderne technologie? Zodat we een soort Tinder voor vrijwilligerstaken maken?”

Roep om flexibiliteit

In de tussenliggende jaren had Habers namelijk ook gezien dat in de beschikbaarheid van leden voor taken op de club veel was veranderd. Die ontwikkeling is ook duidelijk te zien in het onlangs verschenen Trendrapport Vrijwillige Inzet van NLvoorelkaar. Daarin komt naar voren dat de roep om flexibiliteit bij vrijwilligerstaken luider wordt en dat jongeren wel degelijk bereid zijn om iets te doen omdat ze impact willen maken. Daarnaast valt in het rapport op dat vrijwilligers zich elf dagen per jaar meer inzetten als zij voor een passende taak worden gevraagd. Het onderzoek concludeert verder ook dat digitalisering kan helpen om jongere generaties te mobiliseren en vrijwilligerswerk toegankelijker te maken.
 

“Deze bevindingen sluiten helemaal aan bij de ontwikkeling van Taakie”, zegt Habers. Hij denkt dat het tijd is voor een cultuuromslag waarbij een bardienst van acht uur niet meer normaal is en clubs meer moeten denken in kleinere, behapbare taken die passen bij de vrijwilliger van nu. “Tijd is wat ons betreft niet echt een issue. Juist de drukste mensen maken de meeste tijd voor vrijwilligerswerk. Het gaat om prioriteiten en keuzes maken. Als een taak voorbijkomt die leuk is en die bij je past dan is dat anders dan dat je een verplichte bardienst moet draaien.” Hij ziet ook vaak veel gemiste kansen omdat verenigingen niet weten wat voor talent onder de leden en ouders van jeugd rondloopt. Een van de eerste dingen waar Taakie daarom mee helpt, is het in kaart brengen van wat leden leuk vinden om te doen. 

Laagdrempeligheid staat bij Taakie voorop. Habers benadrukt daarom ook dat het geen app is die leden moeten installeren, maar een website waarmee de beheerder via e-mail en WhatsApp communiceert. Als de ledenlijst is geïmporteerd, krijgt iedereen per mail het verzoek om een korte vragenlijst in te vullen, waarmee de club kennis met hen kan maken, legt Habers uit. “Op basis van voorkeuren wordt een profiel gemaakt en weet het platform wat voor taken bij iemand passen. Ook het beroep en opleiding zijn in het profiel terug te vinden. Dat profiel is aan verandering onderhevig. Als je een taakverzoek krijgt dan leert Taakie daar weer van, want op het moment dat je dat afwijst dan weten we dat dat type taak niet bij je past. Als je iets wel accepteert dan zul je vaker voor dat soort type taken worden gevraagd.”

Verhindering

Bij het uitzetten van een ‘Taakie’ selecteert de beheerder de leden met de beste match. Zij krijgen een geautomatiseerd en persoonlijk WhatsApp-bericht, waar ze met een aantal opties op kunnen reageren. Bij een incidentele taak als een bardienst van twee uur, kan een lid aangeven beschikbaar te zijn, maar bij een verhindering ook dat de interesse er is om dezelfde taak een andere keer te doen. De vrijwilligerscoördinator kan de reacties op een taakverzoek eenvoudig volgen. En dat kan snel gaan volgens Habers. “Als je een Taakie uitstuurt, heb je waarschijnlijk binnen vijf minuten al een match, want iedereen heeft de telefoon tegenwoordig binnen handbereik. Het is dus ook niet erg als mensen niet kunnen, want je kunt het verzoek bij meerdere mensen neerleggen en ook van een afwijzing leren we je beter kennen. Het leuke is dat mensen altijd een reactie krijgen, ook als de taak al is ingevuld. Bijvoorbeeld: ‘Leuk dat je reageerde! De taak is al vervuld maar een volgende keer benaderen we je graag weer!’” 

Het is volgens Habers niet het doel om alle werkzaamheden op de club via het platform te laten lopen. Heel veel taken worden al gewoon ingevuld met bestaande vrijwilligers en extra administratie is daarbij onwenselijk. Bij het werven van vrijwilligers blijft persoonlijk contact belangrijk. “Taakie kan een mooie vindplek zijn om kennis te maken met iemand. Als je vrijwilligerstaken gaat doen, is het de bedoeling dat je netjes opgevangen wordt en wellicht zelfs geïnteresseerd raakt om een taak structureel te gaan doen. Taakie stimuleert daarom ook dat iemand die een ‘Taakie’ verricht even wordt opgezocht en een schouderklopje krijgt. Het maakt het allemaal makkelijker en leuker. Er is niks vervelender dan moeten leuren met taken wanneer niemand geïnteresseerd is, of dat mensen afhaken. Dit is een leuke en positieve manier van vrijwilligerswerven.” 

Groter podium

Met de tool hoopt Habers dat meer mensen het belang van vrijwilligerswerk gaan inzien. Daar zijn niet alleen clubs mee geholpen, ook landelijke sportbonden die voor wedstrijden en evenementen vrijwilligers nodig hebben kunnen straks van Taakie profiteren. “We vragen ook of mensen bereid zijn om landelijk iets te doen voor hun sport, bijvoorbeeld bij een NK. Wie weet kunnen zij hun passie daarmee ook eens op een groter podium in de praktijk brengen.” 

Taakie is in oktober met een pilot gestart en werd in januari officieel gelanceerd. Inmiddels maken al bijna honderd clubs gebruik van Taakie. Een aantal gemeenten is hier ook enthousiast op ingestapt en heeft de tool beschikbaar gesteld voor een aantal clubs. “We richten ons wel meer op middelgrote clubs omdat de kleine clubs de meeste leden nog wel kennen”, zegt Habers. Taakie helpt namelijk goed om de vijver van bekende leden die altijd klaar staan te vergroten. “Je krijgt inzicht in je hele vereniging. Zo gaat minder vrijwilligerstalent verloren, want je hebt iedereen in beeld. Digitaal is het bovendien laagdrempeliger om iemand te benaderen die je niet kent.” 

Clubleven

Dat aspect herkent Désirée Boek, secretaris bij de tennisvereniging OTC in Den Haag, al na de eerste testen met Taakie. “Je grijpt snel terug op je vaste clubje leden waarvan je weet dat ze je toch wel willen helpen. Daarmee kom je altijd wel weg, maar het is niet goed voor je uitstraling dat altijd dezelfde mensen aan het werk zijn. Bij ons zijn ook best veel leden die we niet direct in ons eigen vizier hebben, maar die wel wat willen doen voor de club.” De Haagse tennisvereniging heeft zo’n 850 leden, waarvan 300 jeugdleden, en een actieve groep van zestig tot zeventig vrijwilligers in verschillende commissies. Die club kan best verbreding gebruiken, erkent Boek. “Het is juist goed die groep aan te spreken waar je nog geen persoonlijke connectie mee hebt.”

De afgelopen maanden gebruikte de club Taakie al voor verschillende incidentele klussen als een grote voorjaarsschoonmaak van het clubhuis en het groenonderhoud op het tennispark. “We hebben nu bijvoorbeeld een enthousiaste dame voor het groenwerk gevonden en dat bleek een schot in de roos te zijn. Zij tuiniert al met veel plezier in haar vrije tijd en heeft aangegeven ons vaker te willen helpen”, vertelt Boek enthousiast. Hoewel het echte clubleven door de lockdown nog niet mogelijk was, zag zij dat bij nieuwe vrijwilligers toch ontstaan. “Leden die elkaar nog niet kenden kregen hele leuke gesprekken bij het schoffelen van de perken. Voor nieuwe leden proberen we het vrijwilligerswerk ook te promoten, zie het als een alternatieve manier om nieuwe mensen te leren kennen.”

Boek is sinds afgelopen jaar onderdeel van een volledig vernieuwd bestuur dat voor een frisse wind heeft gezorgd. “Leden worden overal bij betrokken. Het enthousiasme bij de leden is heel groot en ze willen graag hun steentje bijdragen.” Taakie maakt het invullen de verschillende grote en kleine klussen alleen maar gemakkelijker. “Gaandeweg leren wij de verschillende mogelijkheden van het systeem beter kennen en leren we de leden kennen op een manier die nuttig en waardevol is. Het systeem wordt dus steeds slimmer en wij worden slimmer bij het inzetten van leden en welke Taakies geschikt zijn.” 

Bij OTC kan volgens Boek nog winst worden behaald in de score van het aantal  ingevulde kennismakingstesten. Van de 640 mailadressen heeft de club ondertussen 115 ingevulde profielen verzameld. “We informeren de leden maandelijks via de nieuwsbrief over uitgevoerde Taakies. We hopen zo andere leden weer te enthousiasmeren om de test alsnog in te vullen.  Ik denk dat het straks makkelijker wordt als je weer fysiek contact kunt hebben op de club. Dan kun je iemand persoonlijk vragen om die vragen nog even in te vullen en zo ook meteen te achterhalen waar hun interesses liggen. Wij moeten hier ook nog in groeien, maar het begin is hoopvol!”