Hockeyvereniging NMHC uit Nijmegen is één van de gebruikers van Taakie, de digitale assistent vrijwilligerszaken, die het werven van vrijwilligers leuker en makkelijker maakt. De club heeft al meer dan 100 jaar ervaring met het werven van vrijwilligers, want al in 1906 namen de eerste vrijwilligers onder leiding van Hein C. Kakebeke het initiatief tot het oprichten van de hockeyclub. Door middel van een advertentie in een lokale krant raakten de eerste leden en vrijwilligers destijds aan de club verbonden. Inmiddels zijn de tijden veranderd. In het digitale tijdperk zijn slimme oplossingen voorhanden, zoals Taakie. “En dat kwam voor ons als geroepen”, zegt Peter Paul Geraeds, ‘bestuurslid PR, communicatie en evenementen’ en verantwoordelijk voor het vrijwilligersbeleid op zijn club.

Gek op innovatie
Geraeds weet waar hij over praat. Als directeur van zijn bedrijf in personeelsdiensten is hij dagelijks bezig met het matchen van werkgevers en werknemers. “Dat heeft natuurlijk raakvlakken met het inrichten van vrijwilligerswerk op een sportclub. Ik ben daarnaast gek op innovatieve concepten en concrete oplossingen. Anders denken en doen. Standaard is voor fietsen.”

Positieve aanpak
“Sinds 2016 ben ik al actief bezig met de werving van vrijwilligers. Vele instrumenten en events hebben we ingezet om vrijwilligers te werven. Helaas bleef het resultaat achter bij de inspanningen. Dit jaar overwogen we minder sympathieke oplossingen, zoals de hoogte van de contributie te koppelen aan vrijwilligerswerk of vrijwilligerswerk verplicht stellen. En toen kwam Taakie in beeld. Een vader van teamgenoot van mijn dochter attendeerde mij erop dat ze deze nieuwe tool bij de Arnhemse MHC Upward gebruiken. Taakie kiest voor een positieve aanpak, door de wensen en talenten van het lid centraal te stellen, en dat sprak ons wel aan. En blijkt uiteindelijk het enthousiasme van de leden op onze taakverzoeken toch niet hoog genoeg? Dan kan Taakie een instrument zijn om alsnog bijvoorbeeld een contributieverhoging door te voeren voor niet actieve leden.”

Reuring op de club
In april ging NMHC van start. “Taakie beloofde ons dat het niet langer een vervelende uitdaging zou zijn om iemand te vinden voor een taak of functie binnen de club. We waren blij verrast tijdens onze eerste kennismaking met Taakie. Het platform werkt heel gebruikersvriendelijk en is erg overzichtelijk. Na het importeren van onze ledenlijst zijn alle leden gevraagd om een korte vragenlijst in te vullen, waarmee een vrijwilligersprofiel van hen werd gevormd. Zo kregen we inzicht in welke type taken bij hen passen. Het leefde gelijk binnen de club, leden hadden het er over langs de lijn. Alleen al de positieve reuring die dit veroorzaakte is heel wat waard. Op dit moment hebben 328 leden (21% van de 1.550 benaderde leden) de test ingevuld. Het grootste deel van die groep was nog niet in beeld als vrijwilliger. Kortom: een grotere vijver om doelgericht uit te vissen. Dit vind ik gelijk ook de grootste winst van Taakie: we bereiken nu mensen die we voorheen met andere campagnes niet te pakken kregen.”

“Inmiddels hebben we 4 ‘Taakies’ verstuurd, allemaal voor structurele functies. Voor de functies ‘Lid sponsorcommissie’, ‘Vormgeving’ en ‘Lid zaalhockey commissie’ vonden wij direct al zo’n 10 leden die met ons in gesprek wilden. En met succes. Zo hebben we nu een team van 4 professionele vormgevers die zich bezig gaan houden met alle vormgevingsklussen voor de website, social media, en campagnes. Deze mensen kon ik op geen enkele andere manier bereiken dan via Taakie. We hebben hen op beroep geselecteerd en benaderd. Van de 5 benaderde mensen hebben er 4 gereageerd. Nu hebben we ‘Studio Nijmegen’! We zijn ons ervan bewust dat het makkelijker is om vrijwilligers te werven voor afgebakende taken, klussen of projecten. Dit type taken gaan we in de toekomst zeker ook aan onze leden voorleggen.”

Advies
“Ongeacht of je al een succesvolle vrijwilligersorganisatie hebt, denk ik dat Taakie een prima instrument is om het vrijwilligerswerk op een laagdrempelige manier te organiseren. Je spreekt de leden en ouders aan op hun kwaliteiten. Zo krijg je gemotiveerde vrijwilligers.”