De Taakie Roostertool geeft clubs de mogelijkheid om reeksen van diensten te plannen onder verschillende roosters, waarbij leden en niet-leden van de club deze diensten kunnen claimen.

Clubbeheerder #

Voor de clubbeheerder bestaat de Roostertool uit drie verschillende onderdelen: Roosters, Teams en Diensten.

Roosters #

Meerdere roosters kunnen worden toegevoegd voor duidelijkheid en overzichtelijkheid. Voorbeelden van roosters kunnen zijn: bardienst, scheidsrechter, clubhuis schoonmaken, etc. Hiermee wordt het duidelijk voor de leden wat er moet gebeuren, en hier kan later gemakkelijk op gefilterd worden.

Teams #

Teams binnen een club kunnen een bepaalde aansprakelijkheid hebben. Wil je dat een bepaald team binnen de club een bepaalde dienst moet oppakken? Voeg het team toe aan de Roostertool, en selecteer het team bij het aanmaken van de dienst. In het overzicht voor leden komt te staan welk team er is geselecteerd. Dit zorgt hopelijk voor een groter aansprakelijkheidsgevoel en dat diensten sneller opgevuld worden!

Diensten #

Diensten kunnen worden aangemaakt in reeksen, meerdere datums die binnen een bepaalde tijd vallen. Een dienst valt altijd onder een bepaald rooster, en optioneel wordt er een team aansprakelijk gesteld.
We geven een voorbeeld: we willen de dienst ‘bardienst’ aanmaken voor het komende halfjaar op donderdag- en zaterdagavond. Hierbij kunnen de datums van vandaag en een half jaar van nu geselecteerd worden. Daarna geven we aan dat op elke donderdag van 20:00 tot 22:00, zaterdag van 20:00 tot 22:00 en zaterdag 22:00 tot sluitingstijd. Hierbij worden dus drie diensten per week toegevoegd, die daarna in een overzicht te zien zijn. Hierbij kunnen bepaalde diensten uitgesloten worden. Ook kunnen hier teams worden geselecteerd die een dienst op kunnen pakken en het aantal leden dat per dienst is kan hier gewijzigd worden van het standaard aantal uit de eerste stap. 

Als de diensten zijn aangemaakt, komen deze in een overzicht. Deze kunnen dan gepubliceerd worden zodat ze open staan voor leden om te claimen, door in de tabel de diensten die gepubliceerd dienen te worden aan te vinken. Deze tabel kan gefilterd worden op verschillende waarden, zoals het rooster of team.

Leden #

Er komt een link die voor elke club uniek is. Deze link kan gedeeld worden in groepen of om een QR-code mee te genereren, die kan worden opgehangen in het clubhuis. De (niet-)leden komen dan op een pagina met alle gepubliceerde diensten, die zij kunnen claimen. Er dient een voornaam, achternaam en e-mailadres ingevuld te worden. Er wordt een email gestuurd naar het lid, met een linkje om uit te schrijven voor de dienst mocht het lid niet meer beschikbaar zijn (dit mag tot max 72 uur van tevoren), en een linkje om de dienst toe te voegen aan de eigen kalender. Wanneer genoeg personen deze dienst geclaimd hebben, wordt deze uit het overzicht gehaald.

Stappenplan / Onboarding #

1. Maak roosters aan. Denk voor naamgeving bijvoorbeeld aan: bardienst, scheidsrechter, schoonmaak, etc.
2. Maak teams aan. Teams kunnen verantwoordelijk zijn voor een dienst. Voeg de teams van de club toe om deze aan een dienst te verbinden.
3. Maak diensten aan. Voeg nu per rooster de diensten toe. Zie de uitleg hierboven hoe dit precies werkt.
4. Diensten aangemaakt? Selecteer de diensten die gepubliceerd kunnen worden. 
5. De gepubliceerde diensten zijn nu zichtbaar voor de leden op een openbare pagina voor de club. Kopieer de link en verspreid deze. Deze kan bijvoorbeeld gedeeld worden in WhatsApp groepen, e-mailcampagnes of deze kan omgezet worden naar een QR-code, die kan worden uitgeprint en opgehangen in en rond het clubhuis.
6. Nu is het aan de leden om diensten te claimen. Op het moment dat dit gebeurd is dat in het overzicht te zien. Ook is te zien om welke (niet)-leden het gaat en of deze al in Taakie staan. Als deze niet in Taakie staan, krijgen ze in de bevestigings e-mail een link om ook de vragenlijst in te vullen, zodat het Taakie systeem van de club nog completer wordt!