Privacy statement

Je bezoekt de Taakie website of je vereniging maakt het gebruik van Taakie, de digitale assistent vrijwilligerszaken. Met dit Privacy statement informeren wij je over de persoonsgegevens die Taakie via de website en de digitale assistent vrijwilligerszaken verzamelt. Deze persoonsgegevens gebruikt de digitale assistent vrijwilligerszaken als gevolg van je aanmelding en gebruik van deze tool.

Allereerst beloven we je dat:

  • we transparant zijn over de wijze van verwerking van jouw persoonsgegevens en de doelen waar we jouw persoonsgegevens voor verwerken
  • we dusdanig gebruik maken van technieken dat jouw persoonsgegevens altijd beschermt zijn als je onze digitale assistent vrijwilligerszaken gebruikt
  • jij de controle hebt over hoe en wanneer we jouw persoonsgegevens verwerken
  • bereikbaar zijn om vragen te beantwoorden over de verwerking van jouw persoonsgegevens en de bescherming van je privacy

We gebruiken in dit document een aantal begrippen die we je van tevoren graag even verduidelijken:

  • Taakie: de digitale assistent vrijwilligerszaken https://admin.taakie.nl
  • Taakie website: de website www.taakie.nl

Dit Privacy statement is laatst aangepast op: 01-10-2020.

Bij Taakie gaan we zorgvuldig om met uw persoonsgegevens die van uw leden en dus ook met hun persoonsgegevens. Daarnaast willen we jou als bezoeker van de website en gebruiker van de Taakie in staat stellen om de persoonsgegevens van jouw en je leden terug te vinden, aan te passen en in te zetten op de manier die jullie het best bevalt, en waarbij we altijd onze privacy belofte nakomen. Wil je meer weten over privacy bij Taakie? Hieronder hebben we alles voor je op een rijtje gezet. Dit beleid geldt voor alle persoonsgegevens die we over jou als bezoeker van de website www.taakie.nl verkrijgen en over de leden van de vereniging door het gebruik van de Taakie

Welke persoonsgegevens verwerkt Taakie?

A.) Accountgegevens, gegevens waarmee jij als vereniging een account aanmaakt en gebruikt, zoals e-mailadres en wachtwoord, accountgegevens waarmee je optioneel je account verrijkt, zoals naam telefoonnummer en soort sportvereniging.

B.) Gegevens die je aan ons geeft om je onze dienst te leveren, zoals de naam, en e-mailadres van de leden en ouders van jeugdleden. De leden en ouders van jeugdleden leveren zelf als zij daar toestemming voor geven het mobiele nummer aan en of Taakie ze via WhatsApp mag benaderen. Bij gebruik van de vrijwilligerstest door de leden en ouders van jeugdleden stelt Taakie geautomatiseerd een vrijwilligersprofiel op om een zo goed mogelijk taak aan te kunnen bieden.

C.) Automatisch gegenereerde gegevens, zoals IP-adressen, device ID en browsergegevens die we onder meer door cookies verzamelen enkel via de website www.Taakie.nl

D.) Gegevens over de wijze waarop leden zich inzetten voor de vereniging zoals welke taken en functies het meest geaccepteerd worden of juist geweigerd. Deze gegevens zijn enkel voor de vereniging op persoonsniveau inzichtelijk. Taakie heeft geanonimiseerd inzicht in welke taken en functies het meest geaccepteerd of juist geweigerd worden.

E.) Feedbackgegevens die we gebruiken om onze Taakie te verbeteren, zoals gegevens die de vereniging of leden invullen op feedbackformulieren of surveys met betrekking tot de Taakie en onze diensten

F.) Correspondentiegegevens, zoals gegevens in e-mails die je verstuurt aan Taakie of berichten die je via social media aan ons richt

G.) Betaalgegevens, zoals bankgegevens

A.) Accountgegevens, gegevens waarmee jij als vereniging een account aanmaakt en gebruikt, zoals e-mailadres en wachtwoord, accountgegevens waarmee je optioneel je account verrijkt, zoals naam telefoonnummer en soort sportvereniging.

B.) Gegevens die je aan ons geeft om je onze dienst te leveren, zoals de naam, en e-mailadres van de leden en ouders van jeugdleden. De leden en ouders van jeugdleden leveren zelf als zij daar toestemming voor geven het mobiele nummer aan en of Taakie ze via WhatsApp mag benaderen. Bij gebruik van de vrijwilligerstest door de leden en ouders van jeugdleden stelt Taakie geautomatiseerd een vrijwilligersprofiel op om een zo goed mogelijk taak aan te kunnen bieden.

C.) Automatisch gegenereerde gegevens, zoals IP-adressen, device ID en browsergegevens die we onder meer door cookies verzamelen enkel via de website www.Taakie.nl

D.) Gegevens over de wijze waarop leden zich inzetten voor de vereniging zoals welke taken en functies het meest geaccepteerd worden of juist geweigerd. Deze gegevens zijn enkel voor de vereniging op persoonsniveau inzichtelijk. Taakie heeft geanonimiseerd inzicht in welke taken en functies het meest geaccepteerd of juist geweigerd worden.

E.) Feedbackgegevens die we gebruiken om onze Taakie te verbeteren, zoals gegevens die de vereniging of leden invullen op feedbackformulieren of surveys met betrekking tot de Taakie en onze diensten

F.) Correspondentiegegevens, zoals gegevens in e-mails die je verstuurt aan Taakie of berichten die je via social media aan ons richt

G.) Betaalgegevens, zoals bankgegevens

Kort gezegd, is het noodzakelijk om persoonsgegevens te verwerken om onze dienst aan te kunnen bieden en te verbeteren, en om de tool veilig, snel en altijd beschikbaar te houden. Ook is het nodig om persoonsgegevens van de leden van de vereniging te verwerken om een vrijwilligersprofiel op te kunnen stellen om vervolgens tot de beste match te komen. Daarnaast gebruiken we de persoonsgegevens van de contactpersoon van de vereniging die Taakie gratis uitprobeert voor marketingdoeleinden. Onder marketingdoeleinden verstaan we (markt)analyses, statistisch onderzoek, het met toestemming van de persoon toesturen van nieuwsbrieven, gerichte advertenties en andere content en profiling (zie hieronder bij "Hoe zit het met profiling?"). Wanneer we persoonsgegevens verwerken op basis van de uitvoering van de overeenkomst of op basis van een wettelijke verplichting, dan is het verstrekken van die persoonsgegevens een noodzakelijke voorwaarde om gebruik te kunnen maken van Taakie. Optionele velden geven we als zodanig aan.

Hieronder is per doel uitgewerkt welke persoonsgegevens wij voor dat doel verwerken en op basis van welke wettelijke grondslag wij dat doen.

Doel Persoonsgegevens Grondslagen
Leveren van diensten
(www.taakie.nl)
A. Accountgegevens

B. Gegevens voor het leveren van een dienst

C. Automatisch gegenereerde gegevens

1. Overeenkomst

2. Overeenkomst

3. Gerechtvaardigd belang: we gebruiken de gegevens om onze dienstverlening zo goed mogelijk af te stemmen op de behoeftes van onze gebruikers. Om de privacy-impact te beperken gebruiken we waar mogelijk gegevens op geaggregeerd niveau. Als we hier derden voor inschakelen maken we met hen goede afspraken om de privacy te borgen
Verbeteren diensten
(www.taakie.nl)
(admin.taakie.nl)
A. Accountgegevens

B. Gegevens voor het leveren van een dienst

C. Automatisch gegenereerde gegevens

D. Gegevens over de wijze waarop je de app Taakie gebruikt

E. Feedback gegevens

F. Correspondentiegegevens
1. Gerechtvaardigd belang: we gebruiken de gegevens om onze dienstverlening zo goed mogelijk af te stemmen op de behoeftes van onze gebruikers. Om de privacy-impact te beperken gebruiken we waar mogelijk gegevens op geaggregeerd niveau. Als we hier derden voor inschakelen maken we met hen goede afspraken om de privacy te borgen.
Veiligheid en betrouwbaarheid van Taakie
(www.taakie.nl)
(admin.taakie.nl)
C. Automatisch gegenereerde gegevens

D. Gegevens over de wijze waarop Taakie gebruikt wordt

E. Feedbackgegevens

F. Correspondentiegegevens
1. Gerechtvaardigd belang: we gebruiken de gegevens om de kwaliteit van onze dienstverlening en om de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van de (persoons)gegevens die wij verwerken te waarborgen
Klantcontact
(www.taakie.nl)
F. Correspondentiegegevens 1. Overeenkomst

2. Gerechtvaardigd belang: We verwerken je gegevens om je goede service te verlenen. De vereniging en haar leden hebben zelf in de hand welke gegevens je ons verstrekt.
Marktanalyses en statistisch onderzoek
(www.taakie.nl)
(admin.taakie.nl)
A. Accountgegevens

B. Gegevens voor het leveren van een dienst

C. Automatisch gegenereerde gegevens

D. Gegevens over de wijze waarop Taakie gebruikt wordt

E. Feedback gegevens

F. Correspondentiegegevens
1. Gerechtvaardigd belang: We gebruiken de gegevens om analyses en rapportages te maken om zo goed zicht te houden op het functioneren van Taakie en ter optimalisering van de tool. De daaruit voortvloeiende inzichten delen we in sommige gevallen met marktpartijen, echter uitsluitend op geaggregeerd niveau.
Toesturen van relevante nieuwsbrieven
(www.taakie.nl)
A. Accountgegevens

D. Gegevens over de wijze waarop Taakie gebruikt wordt
1. Toestemming
Gerichte advertenties en gepersonaliseerde content tonen enkel voor bezoekers van www.taakie.nl A. Accountgegevens

B. Gegevens ivm dienstverlening

C. Automatisch gegenereerde gegevens

D. Gegevens over de wijze waarop Taakie gebruikt wordt
1. Toestemming

2. Gerechtvaardigd belang: we kunnen je gepseudonimiseerde persoonsgegevens gebruiken om advertenties relevant te maken voor jou. Om de privacy impact te beperken maken we gebruik van beveiligingstechnieken zoals hashing. Als we hier derden voor inschakelen maken we met hen afspraken om de privacy te borgen. Ook zorgen we ervoor dat de frequentie waarop we relevante advertenties tonen beperkt blijft.

Het grootste deel van de persoonsgegevens waarover wij beschikken wordt door jou als gebruiker zelf aangeleverd. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer je een account aanmaakt, de ledenlijst importeert of als je deelneemt aan de vrijwilligerstest.

Ten aanzien van gegevens die wij verkrijgen via social media kanalen van Taakie die je zelf gebruikt, wordt verwezen naar de informatie onder "Hoe zit het met social media?"

Daarnaast verwerkt Taakie automatisch gegenereerde gegevens, zoals de pagina die je bezocht hebt, je IP-adres en browsergegevens. Dit vindt onder andere plaats met behulp van cookies of soortgelijke technieken

We bewaren je persoonsgegevens en die van de leden alleen zolang we ze nodig hebben voor het doel waarvoor we ze verwerken of om aan onze wettelijke plichten te voldoen. We hanteren de volgende criteria bij het vaststellen van de bewaartermijnen:

  • Als je gebruik maakt van Taakie, zoals het aanmaken van een account of het gebruik maken van de vrijwilligerstest, bewaren we je persoonsgegevens en die van de leden zolang we ze nodig hebben voor het leveren en verbeteren van die dienst. Of tot het moment dat je ze wilt (laten) verwijderen.
  • Als je toestemming hebt gegeven voor het ontvangen van e-mails, bewaren we je persoonsgegevens totdat je die toestemming intrekt. Zodra je dat doet, bewaart Taakie nog wel persoonsgegevens die nodig zijn om aan te kunnen tonen wanneer je toestemming hebt gegeven en wanneer je deze hebt ingetrokken.
  • Financiële informatie zoals facturen bewaren we zolang we daartoe wettelijk verplicht zijn. In geval van de meeste financiële informatie is dat 7 jaar.
  • Als er cookies of soortgelijke technieken op je computer worden geplaatst, geven we de bewaartermijn daarvan weer in ons cookiebeleid.

Voor de doelen die hierboven zijn beschreven (zie "Waarom verwerkt Taakie gegevens?") werken we samen met derden. Met hen delen we dan vaak (een deel van) je persoonsgegevens.

Als jij zelf je gegevens achterlaat op de Taakie-tool of de Taakie website dan heeft. Techonomy B.V. onze ontwikkelaar en samenwerkingspartner binnen Taakie hier inzage in. Techonomy werkt conform de privacyverklaring van Taakie en heeft met Taakie daarvoor ook een verwerkersovereenkomst getekend.

Verder delen we gegevens met onze hostingpartijen en de leverancier van ons datamanagementplatform.

Het kan daarnaast voorkomen dat Taakie uw persoonsgegevens openbaar moeten maken op grond van een wettelijk voorschrift, op last van toezichthouders of andere overheidsorganen, om haar rechten te beschermen of te verdedigen, of om illegale activiteiten, vermeende fraude, of schendingen van toepasselijke voorwaarden te onderzoeken, te voorkomen dan wel tegen op te treden.

Taakie behoudt zich het recht voor om jou via de Taakie tool verzamelde persoonsgegevens over te dragen in het geval dat Taakie (een gedeelte van) haar bedrijfsactiviteiten verkoopt of overdraagt.

Om te voorkomen dat iemand anders je persoonsgegevens onrechtmatig gebruikt of verwerkt, hebben we passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. We maken onder andere gebruik van fysieke (toegangs-)beveiliging, wachtwoorden, codering van wachtwoorden, bot-detectie, encryptie (van opslag en communicatiekanalen) en het pseudonimiseren van data.

Taakie zorgt voor passende beveiligingsmaatregelen ter bescherming van uw persoonsgegevens die Taakie verzamelt via Taakie. Vanwege het open karakter van het internet kan Taakie niet garanderen dat de onderlinge communicatie tussen de gebruiker en de applicatie, dan wel de informatie opgeslagen op Taakie, volledige bescherming kan genieten. In geval van aantasting van de beveiliging van de systemen, waarop uw gegevens door Taakie worden opgeslagen (datalekken), zal Taakie de benodigde stappen nemen ter bescherming van uw gegevens. Tevens zal Taakie, indien wet- en regelgeving dit vereist, je op de hoogte brengen van de inbreuk.

Taakie is zich ervan bewust dat je een aantal privacy rechten hebt met betrekking tot je persoonsgegevens, namelijk:

  • het recht om jezelf vrijelijk en met redelijke tussenpozen tot Taakie te wenden met het verzoek je mede te delen hoe jouw persoonsgegevens worden verwerkt en inzage te krijgen in de door jou opgevraagde gegevens.
  • het recht om jouw persoonsgegevens te verbeteren en of aan te vullen wanneer deze onjuist dan wel onvolledig zijn.
  • het recht om jouw persoonsgegevens te verwijderen of de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken.
  • het recht om verzet aan te tekenen tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens vanwege jouw specifieke persoonlijke omstandigheden.
  • het recht om verzet aan te tekenen tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing.
  • het recht op gegevensoverdraagbaarheid, wanneer sprake is dat verwerking van jouw persoonsgegevens plaatsvindt via geautomatiseerde procedés, op grond van je toestemming of in het kader van de uitvoering van een overeenkomst.

Als je in het kader van je privacy rechten een verzoek bij Taakie wilt indienen, dan kun je daarvoor contact met Taakie opnemen via info@taakie.nl. Taakie kan je ter verificatie om bewijs van identiteit vragen. We doen ons uiterste best om binnen de daarvoor geldende wettelijke termijn op je verzoek te reageren.

Ook heb je het recht een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens in te dienen over de verwerking van je persoonsgegevens door Taakie, als je van mening bent dat deze verwerking inbreuk maakt op de privacyregelgeving. Meer informatie hierover kun je vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Taakie verzamelt ook bepaalde gegevens met behulp van kwaliteits- en effectiviteitscookies die worden geplaatst bij jouw bezoek aan www.taakie.nl. Cookies zijn kleine tekstbestandjes die op de harde schijf van je computer of mobiele apparaat gezet worden op het moment dat je de app gebruikt.Cookies bevatten informatie die kan worden geraadpleegd door de partij die het cookie heeft geplaatst, waarbij onderscheid gemaakt kan worden tussen de beheerder van de app zelf ("first party cookies") of een derde partij ("third party cookies").

Je hebt zelf de controle over cookies en kunt de plaatsing daarvan weigeren door de cookie-instellingen in je browser aan te passen. De meeste browsers geven aan op welke wijze je de plaatsing van cookies kunt weigeren, op welke wijze u geïnformeerd wordt over een plaatsing van een cookie, en hoe je geplaatste cookies kunt verwijderen. Door de plaatsing van cookies te weigeren of geplaatste cookies te verwijderen, kan het echter zijn dat je deze app niet (volledig) kunt gebruiken. Daarnaast wordt je toestemming voor het gebruik van cookies gevraagd wanneer je onze app bezoekt. Je wordt door een pop-up geïnformeerd over de doeleinden van de cookies. Door deze toestemming te activeren kun je het plaatsen van de cookies accepteren maar natuurlijk ook weigeren. Taakie maakt enkel op haar website www.taakie.nl gebruik van kwaliteits- en effectiviteitscookies om het gebruik van de app te analyseren en in kaart te brengen, zodat de kwaliteit en/of de effectiviteit van de app kan worden verbeterd. De geldigheidsduur van de kwaliteits- en effectiviteitscookies is 1 jaar.

Taakie maakt in dit verband gebruik van Google Analytics. Taakie heeft daarvoor een verwerkersovereenkomst afgesloten met Google. Daarbij heeft Taakie niet toegestaan dat Google de gegevens gebruikt voor andere diensten van Google. Ook heeft Taakie maatregelen getroffen zodat de herleidbaarheid van bezoekers aan de app wordt beperkt. Google kan de gegevens aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de gegevens namens Google verwerken. De gegevens worden overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google is aangesloten bij het EU-U.S. Privacy Shield Framework en stelt zich aan de daaruit voortvloeiende Principles te houden. Dit betekent dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens. Meer informatie kunt u vinden in het privacybeleid van Google en in het specifieke privacybeleid van Google Analytics [link: https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=nl]

Bij Taakie begrijpen we dat we met privacygevoelige ledeninformatie omgaan. Daarom hebben wij alle data veilig opgeslagen en wordt deze versleuteld verzonden. Taakie zorgt voor passende beveiligingsmaatregelen ter bescherming van uw persoonsgegevens die Taakie verzamelt via deze app. Vanwege het open karakter van het internet kan Taakie niet garanderen dat de onderlinge communicatie tussen de gebruiker en de tool, dan wel de informatie opgeslagen op de tool, volledige bescherming kan genieten. In geval van aantasting van de beveiliging van de systemen, waarop uw gegevens door Taakie worden opgeslagen (datalekken), zal Taakie de benodigde stappen nemen ter bescherming van uw gegevens. Tevens zal Taakie, indien wet- en regelgeving dit vereist, je op de hoogte brengen van de inbreuk.

De webbased applicatie van Taakie werkt middels SSL certificaten van het type ‘Uitgebreide validatie’. Dit houdt in dat deze data wordt voorzien van een cryptografische sleutel. Deze sleutel zorgt voor een beveiligde verbinding tussen een webserver en een browser, zodat alle gegevens veilig worden opgeslagen.

Waar staat uw gegevens opgeslagen? Taakie maakt gebruik van het AWS datacenter in Ierland. Taakie
De Backoffice wordt beveiligd via een SSL-certificaat van het type GeoTrust Extended Validation.

  • Wachtwoorden worden encrypted opgeslagen in de database. Deze zijn niet op te vragen
  • Beveiligd tegen SQL injection
  • Beveiligd tegen cross-site scripting

Natuurlijk is het belangrijk dat ook jouw club de zaken goed op orde heeft en zorgvuldig om gaat met de persoonsgegevens van de leden. Maak daarom, bijvoorbeeld in een geheimhoudingsverklaring, afspraken met de door jouw club geautoriseerde beheerder van Taakie over het vertrouwelijk verwerken van de persoonsgegevens. En vermeld het gebruik van Taakie in het verwerkingsregister van jouw club.

  • Log altijd uit wanneer je klaar bent in het dashboard van Taakie
  • Geef anderen nooit zomaar toegang tot ledengegevens
  • Verwijder log-ins van mensen die gestopt zijn met hun functie

Bij Taakie is en blijft alle ledendata van jouw club. Als leverancier van de software zullen wij de data in het systeem alleen gebruiken voor andere doeleinde als leden hier zelf toestemming voor geven, bijvoorbeeld als zij aangeven benaderd te willen worden voor een vrijwilligerstaak bij een landelijke evenement.

Taakie is de verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens met behulp van deze digitale assistent. De contactgegevens van Taakie zijn:

Sportloops B.V. I.O.
Florapark 10-11
2012 HK Haarlem

Taakie behoudt zich het recht voor dit Privacy statement aan te passen. Wijzigingen zullen op Taakie worden gepubliceerd. Taakie raadt je aan om dit Privacy statement regelmatig te raadplegen zodat je op de hoogte bent van eventuele aanpassingen.

Dit Privacy statement is laatst aangepast op: 01-10-2020.